ChatGPTを業務で使う具体例10｜議事録・メール・資料・表計算の指示文
目次
ChatGPTを開いたものの、何を打ち込めばいいのか分からず「検索の代わり」で止まっている方に向けて、業務でそのまま試せる指示文（プロンプト）を10個まとめました。どれも、括弧の中を自分の仕事の言葉に置き換えれば使えます。
この記事は「ChatGPTに何と打ち込むか」に絞っています。部門ごとにどんな業務で効くかを見渡したい方は、生成AIの業務活用事例（部門別・業種別）を先にご覧ください。
使う前に確認しておく2つのこと
- 機密情報・個人情報の入力は社内ルールに従う。顧客名、取引条件、未公開の数字、個人を特定できる情報は、入れてよいかを確認してから扱ってください。判断に迷うものは入れないのが無難です。会社で契約したアカウントを使うか、個人のアカウントかでも扱いが変わります（ChatGPTのアカウントと契約で先に決めること）。
- 出力は自分の目で確認する。ChatGPTはもっともらしい文章を返しますが、事実が正しいとは限りません。数字・固有名詞・引用は鵜呑みにせず、最終確認は人が行う前提で使います。
1. 議事録の整理
会議中の走り書きや文字起こしは、そのままでは読めません。箇条書きのメモを決定事項・ToDo・論点に振り分け直す指示を出すと、清書にかかる時間を削減できます。
指示文の例
以下は会議のメモです。「決定事項」「ToDo（担当者・期限つき）」「保留・論点」の3つに整理してください。事実だけを使い、書かれていない内容は補わないでください。
（メモを貼り付け）
「書かれていない内容は補わない」の一文を入れておくと、それらしい架空の決定事項が足されるのを抑えられます。用語集の渡し方など、議事録に絞った手順は生成AIで議事録を作る手順にまとめています。
2. メールの下書き
お礼、日程調整、お詫び、催促。型は決まっているのに毎回ゼロから書いている文面です。要件と相手との関係を伝えて、たたき台を作らせるのが基本形です。
指示文の例
取引先（初めてやり取りする相手）への日程調整メールを書いてください。候補日は来週の火・水の午後、所要1時間、オンラインです。丁寧すぎず、簡潔に。件名も付けてください。
「もう少し砕けて」「フォーマルに」と注文を変えるだけで、トーンを調整できます。ただし社外メールは、文面が整っていても中身が事実と違うことがあります。していない約束や、認めていない過失が自然な一文として補われることがあるためです。新人が送る前に確かめる箇所は生成AIで書いた社外メールを新人にそのまま出させないための確認3か所で整理しています。
3. 報告書・提案書の構成案
白紙から書き始めるのがいちばん手間のかかる作業です。本文を全部書かせるより、見出しの骨組みだけ出させて、中身は自分で書くほうが、質も速さも安定します。
指示文の例
「（テーマ）」についての社内提案書の構成案を作ってください。読み手は（部長クラス）です。見出しレベルで、各セクションに何を書くべきかを一言ずつ添えてください。
4. Excelの式や集計の相談
「この集計はどの関数を使えばいいか」で手が止まる場面では、やりたいことを日本語で説明すると、式の候補を出してくれます。関数名を覚えていなくても、目的から逆引きできます。
指示文の例
Excelで、A列の日付が今月のものだけB列の金額を合計したいです。使う関数と式の例を教えてください。セルの想定も書いてください。
式は自分の表で動作を確かめてから使ってください。列のずれや関数のバージョン差で、そのままでは動かないことがあります。集計結果そのものをChatGPTに計算させるのではなく、式を教わって表計算ソフトで計算する、という分担が安全です。
5. 長文の要約
長いメール、資料、記事の要点を先につかみたいときに使います。「何行で」「誰向けに」「何の判断のために読むのか」を指定すると、目的に合った要約が返ってきます。
指示文の例
以下の文章を、忙しい上司向けに3行で要約してください。結論を先に、続けて理由を簡潔に。
（本文を貼り付け）
要約は下読みです。重要な判断の前には、元の文章を読み直してください。
6. アイデア出し
企画のとっかかり、キャッチコピーの案、施策の選択肢。数を出させて自分が選ぶ使い方です。出てきた案をそのまま採用するというより、自分の発想を広げる壁打ち相手として使います。
指示文の例
（対象）向けの（施策）のアイデアを10個出してください。それぞれ一言で、狙いの違うものを混ぜてください。突飛なものも1〜2個入れて構いません。
7. 翻訳・敬語の調整
英文メールの読み書きや、社外向け文章の言い回しの調整です。直訳ではなく、場面に合った自然な表現を頼めます。
指示文の例
次の日本語を、社外の取引先に送る丁寧なビジネス英語にしてください。固すぎず、自然な表現で。
（文章を貼り付け）
敬語の調整も同じ要領です。「もう少し柔らかく」「角が立たないように」と注文すると、硬い文章をほぐしてくれます。
8. FAQの作成
手元のサービス説明や過去の問い合わせを渡して、質問と回答のセットに組み直させると、FAQのたたき台ができます。
指示文の例
以下のサービス説明をもとに、想定される問い合わせをQ&A形式で8つ作ってください。回答は2〜3文で簡潔に。情報にないことは「要確認」と明記してください。
（説明文を貼り付け）
「情報にないことは要確認と明記」と指示しておくと、答えを創作するのを抑えられます。回答内容の正しさは担当者が確認してください。
9. チェックリスト化
手順や注意点が文章の中に散らばっているとき、抜け漏れを防ぐチェックリストに変換します。新人への引き継ぎや、繰り返す作業の標準化に向いています。
指示文の例
以下の作業手順を、現場で使えるチェックリスト（チェックボックス形式）にしてください。順番に並べ、見落としやすい確認項目があれば補ってください。
（手順を貼り付け）
補われた確認項目が自社の手順に合っているかは、業務を知っている人が見て足し引きします。
10. マニュアルの下書き
操作手順や業務の進め方の文書化は後回しになりがちです。箇条書きのメモから手順書の下書きを起こすところまでをChatGPTに任せ、仕上げを人が行います。
指示文の例
以下のメモを、初めて読む人にもわかる手順書にしてください。各ステップを番号付きで、目的を一言添えてください。前提や注意点があればまとめてください。
（メモを貼り付け）
完成品ではなく下書きを作る道具と考えると使いやすくなります。正確さの仕上げは、業務を分かっている人が担います。
指示文を使い回すための4つのコツ
10個の例に共通するのは、ゼロから書く・整理する手間を、たたき台の手直しに置き換えることです。業務で使い続けるために、次の4点を意識してください。
- 自分の仕事の言葉で頼む。「うちの週報の形式で」「この相手に」と具体的に渡すほど、手直しが減ります。
- 一度で完成を求めない。返ってきた答えに「もっと短く」「2案目を詳しく」と続けて直していきます。
- 効いた指示文を手元に残す。次回は貼って使い回し、チームで共有します。
- 確認は人が持つ。事実・数字・機密の最終確認は、自分の責任で行います。
指示文の組み立て方を型として覚えたい方はプロンプトの書き方（業務で使える指示の型）を、個人の工夫ではなく部署として取り組む場合に最初の業務をどう選ぶかは生成AIで業務効率化するなら、どの業務から効くかをご覧ください。
自分の業務で試す研修
型を知っても、自分の仕事に当てはめる段階で手が止まることがあります。ノセカエの法人研修は座学3割・実習7割で、参加者が自分の実業務を持ち込み、その場で指示文を書いて試します。全社で使う前に整えたいルールについては、AI利用規程のひな形もお渡ししています。
注意事項
ChatGPTの機能や料金プラン、入力データの扱いは変更されることがあります。利用時はOpenAIの最新の公式情報を確認し、機密情報・個人情報の入力可否は社内ルールに従ってください。
座学3割・実習7割。貴社の業務を題材に、その場でAIに載せ替えます。
業務内容を伺い、AIに任せられる作業と進め方を整理します。
自社のどの業務にAIが使えるか相談する →お電話でのご相談：03-6820-2744（平日10:00〜18:00）