生成AIで議事録を作る手順｜「雑なメモ」を配れる議事録に変える方法
会議が終わったあと、議事録を整えるのに30分から1時間かかる。発言を思い出し、決まったことを拾い、誰がいつまでに何をやるのかを並べ直す。会議そのものより、後の清書のほうが負担になる場合があります。
この記事では、会議中の雑なメモや録音の文字起こしを、生成AIを使って配れる議事録に変える手順を、実際の作業順でまとめます。きれいなメモを取る必要はありません。むしろ「雑なまま渡す」のがコツです。
なぜ「雑なメモ」でいいのか
議事録づくりが重いのは、メモを取る段階で完璧を目指すからです。話を聞きながら整った文章を書こうとすると、聞くことに集中できず、結局あとで思い出しながら直すことになります。
生成AIを前提にすると、この順番が逆になります。
- 会議中は聞くことに集中し、メモは単語の羅列でいい
- 整える作業はあとで生成AIに任せる
- 人は最後に事実が合っているかを確認する
メモを配れる形に整える工程をAIに任せる、という考え方です。特別な準備物はいりません。手元にある材料で始められます。
用意するもの
完璧な記録は不要です。次のどれかがあれば足ります。
1. 会議中の雑なメモ
箇条書き、単語の羅列、矢印でつないだだけのメモ。読み返して自分が分かる程度で十分です。
2. 録音の文字起こし
オンライン会議の自動文字起こし機能や、文字起こしツールの出力があれば、それをそのまま材料にできます。誤変換や言い間違いが混ざっていても、後の指示である程度吸収できます。
3. 会議の前提情報（あれば）
会議名、日付、参加者、議題。これらがあると精度が上がりますが、なくても本文から推測させることはできます。
メモと文字起こしの両方があるなら、どちらも渡すのがおすすめです。文字起こしは漏れが少なく、手書きメモには「重要だと思った箇所」が現れるので、補い合います。
手順：指示文の型で出力の形を決める
生成AIに「議事録にして」とだけ頼むと、要約はしてくれますが、そのまま配れる形にはなりにくいものです。出力の形をこちらから指定するのがポイントです。
ステップ1：材料を貼る
雑なメモや文字起こしを、生成AIの入力欄にそのまま貼り付けます。整える必要はありません。ただし、入力してよい情報かどうかは先に社内ルールで確認してください（後述）。
ステップ2：出力の型を指定する
次のような指示を添えます。
以下は会議のメモです。これをもとに議事録を作ってください。
次の見出しに分けて整理してください。
1. 会議の要点（3〜5行）
2. 決定事項（箇条書き）
3. TODO（担当者・期限つきの箇条書き）
4. 次回の予定・日程
メモに書かれていないことは創作せず、不明な点は「未確定」と記載してください。
- 要点：その会議で何が話されたかの要約
- 決定事項：合意して決まったこと
- TODO：誰が・いつまでに・何を
- 次回日程：次の予定
この4つに分けるだけで、読み手は「結局どうなったか」「自分は何をすればいいか」がすぐ分かります。
ステップ3：会議に合わせて項目を増減する
営業会議なら「課題」「次のアクション」、開発会議なら「論点」「保留事項」を加えるなど、会議の性質に合わせて項目を変えます。自社で使う型を一度決めておくと、毎回同じ指示で同じ形に整います。指示文の組み立て方はプロンプトの書き方で詳しく扱っています。
固有名詞・数字の誤りを減らすコツ
生成AIで議事録を作るとき、誤りが起きやすいのが固有名詞と数字です。社名、人名、製品名、金額、納期は、自動で正しく整うとは限りません。
現実的な対策は、材料と一緒に「用語集」を渡すことです。
- 登場する人名・社名・製品名のリストを先に貼る
- 略称と正式名称の対応を書いておく（例：「営推 ＝ 営業推進部」）
- 数字や日付は、メモ側でなるべく正確に残しておく
文字起こしは音を拾うため、固有名詞が崩れやすい性質があります。「タナカ」が「田中／田仲／棚下」のどれかは、AIには判別できません。だからこそ、人が用語集で正解を渡すのが効きます。
それでも、出力された固有名詞と数字は最後に目で確認してください。ここは省けない工程です。
そのまま共有できる体裁に整える
- 共有先に合わせた書き出しを一文足す（「○月○日の定例の議事録です」など）
- TODOは担当者ごとに見やすく並べ直す
- 社内のフォーマットがあるなら、その見出しに合わせて出力させる
「この議事録をチームに共有できる形に整えてください。最初に一文で会議の概要を入れてください」と追加で頼めば、配布を前提にした体裁になります。清書という最後の手間も、指示で任せられます。
人が担う3つの確認
事実確認は人が行う
生成AIは、もっともらしい文章を作るのが得意です。裏を返すと、メモにない内容をそれらしく補ってしまうことがあります。決定事項やTODO、数字は、元のメモや記憶と突き合わせてください。「未確定」と書かせる指示を入れておくと、創作を抑えやすくなります。
機密情報の入力は社内ルールに従う
会議の内容には、社外秘の情報や個人情報が含まれることがあります。どのツールに、どこまでの情報を入れてよいかは、自社のルールを確認してください。ツールごとにデータの取り扱い仕様は異なり、変更されることもあるため、推測で進めず公式の情報を確認することをおすすめします。判断に迷う情報は入れないのが安全です。
AIに任せる部分と任せない部分を分ける
整える・並べる・体裁を作るはAIに任せ、「何が事実か」「何を外に出してよいか」は人が決めます。
議事録以外にも、メールや資料づくりなど部門ごとの活用例は生成AIの業務活用事例（部門別・業種別）にまとめています。
まとめ
雑なメモや文字起こしをそのまま材料にし、出力の型（要点・決定事項・TODO・次回日程）を指定し、用語集で固有名詞の誤りを減らし、配れる体裁に整える。事実確認と機密の扱いは人が担う。これが「雑なメモが議事録になる」流れです。
ノセカエの研修では、参加者が持ち込んだ実際の会議メモを、その場で議事録の形に変える実習を行っています。自分のメモで一度やっておくと、翌日から同じやり方を再現しやすくなります。
座学3割・実習7割。貴社の業務を題材に、その場でAIに載せ替えます。
業務内容を伺い、AIに任せられる作業と進め方を整理します。
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