生成AIで議事録を作る完全手順｜「雑なメモ」が成果物になる仕組み
# 生成AIで議事録を作る完全手順｜「雑なメモ」が成果物になる仕組み
会議が終わったあと、議事録を整えるのに30分から1時間かかる。多くの人がここで時間を取られています。発言を思い出し、決まったことを拾い、誰がいつまでに何をやるのかを並べ直す。会議そのものより、あとの清書のほうがしんどい。そういう声をよく聞きます。
この記事では、会議中の雑なメモや録音の文字起こしを、生成AIを使ってそのまま配れる議事録に変える手順を、実際の作業順でまとめます。きれいなメモを取る必要はありません。むしろ「雑なまま渡す」のがコツです。
なぜ「雑なメモ」でいいのか
議事録づくりが重いのは、メモを取る段階で完璧を目指すからです。話を聞きながら整った文章を書こうとすると、聞くことに集中できず、結局あとで思い出しながら直すことになります。
生成AIを前提にすると、この順番が逆になります。
- 会議中は聞くことに集中し、メモは単語の羅列でいい
- 整える作業はあとで生成AIにやらせる
- 人間は最後に事実が合っているかだけ確認する
「メモを成果物に変換する工程」をAIに任せる、という発想です。ノセカエの研修でも、参加者が持ち込んだ雑なメモをその場で議事録の形に変える実習を行っていますが、特別な準備物はいりません。手元にある材料でそのまま始められます。
用意するもの
完璧な記録は不要です。次のどれかがあれば足ります。
1. 会議中の雑なメモ
箇条書き、単語の羅列、矢印でつないだだけのメモ。読み返して自分が分かる程度で十分です。むしろ整いすぎていなくて構いません。
2. 録音の文字起こし
オンライン会議の自動文字起こし機能や、文字起こしツールの出力があれば、それをそのまま材料にできます。誤変換や言い間違いが混ざっていても、後工程の指示で吸収できます。
3. 会議の前提情報（あれば）
会議名、日付、参加者、議題。これらがあると精度が上がりますが、なくても本文から推測させることはできます。
メモも文字起こしも、両方あるならどちらも渡すのが一番です。文字起こしは漏れがなく、手書きメモには「重要だと思った箇所」が現れるので、補い合います。
手順：プロンプトの型を使う
ここが本題です。生成AIに「議事録にして」とだけ頼むと、要約はしてくれますが実務で使える形にはなりません。出力の形を指定するのがポイントです。
ステップ1：材料を貼る
雑なメモや文字起こしを、生成AIの入力欄にそのまま貼り付けます。整える必要はありません。
ステップ2：出力の型を指定する
次のような指示を添えます。これが「プロンプトの型」です。
以下は会議のメモです。これをもとに議事録を作ってください。
次の見出しに分けて整理してください。
1. 会議の要点（3〜5行）
2. 決定事項（箇条書き）
3. TODO（担当者・期限つきの箇条書き）
4. 次回の予定・日程
メモに書かれていないことは創作せず、不明な点は「未確定」と記載してください。
ポイントは、欲しい項目をこちらから指定することです。
- 要点：その会議で何が話されたかの要約
- 決定事項：合意して決まったこと
- TODO：誰が・いつまでに・何を
- 次回日程：次の予定
この4つに分けるだけで、読み手は「結局どうなったか」「自分は何をすればいいか」がすぐ分かります。
ステップ3：足りない型を足す
会議の性質に合わせて項目を増減します。たとえば営業会議なら「課題」「次のアクション」、開発会議なら「論点」「保留事項」を加えるなど。一度自社で使う型を決めておくと、毎回同じ指示で安定した形に整います。
固有名詞・数字の精度を上げるコツ
生成AIで議事録を作るとき、いちばん事故が起きやすいのが固有名詞と数字です。社名、人名、製品名、金額、納期。ここは自動で正しく整うとは限りません。
精度を上げる現実的な方法は、材料と一緒に「用語集」を渡すことです。
- 登場する人名・社名・製品名のリストを先に貼る
- 略称と正式名称の対応を書いておく（例：「営推 ＝ 営業推進部」）
- 数字や日付は、メモ側でなるべく正確に残しておく
文字起こしは音をひろうので、固有名詞が崩れやすい性質があります。「タナカ」が「田中／田仲／棚下」のどれかは、AIには判別できません。だからこそ、人間が用語集で正解を渡すのが効きます。
それでも、出力された固有名詞と数字は最後に必ず目で確認してください。これは省けない工程です。
そのまま送れる体裁に整える
項目分けができたら、配布できる形に仕上げます。
- 宛先や共有先に合わせた書き出しを一文足す（「○月○日の定例の議事録です」など）
- TODOは担当者ごとに見やすく並べ直す
- 社内のフォーマットがあるなら、その見出しに合わせて出力させる
「この議事録をそのままチームに共有できる形に整えてください。最初に一文で会議の概要を入れてください」と追加で頼めば、配布前提の体裁にしてくれます。清書という最後の手間も、指示で巻き取れるということです。
注意点：ここは人間がやる
便利な一方で、外せない注意点があります。
事実確認は必ず人間が行う
生成AIは、もっともらしい文章を作るのが得意です。裏を返すと、メモにない内容をそれらしく補ってしまうことがあります。決定事項やTODO、数字は、元のメモや記憶と必ず突き合わせてください。「未確定」と書かせる指示を入れておくと、創作を抑えやすくなります。
機密情報の入力は社内ルールに従う
会議の内容には、社外秘の情報や個人情報が含まれることがあります。どのツールに、どこまでの情報を入れてよいかは、必ず自社のルールを確認してください。判断に迷う情報は入れない、というのが安全側の構えです。ツールごとにデータの取り扱い仕様は異なるため、ここは推測で進めないことをおすすめします。
AIに任せる部分と任せない部分を分ける
整える・並べる・体裁を作るはAIに任せ、「何が事実か」「何を外に出してよいか」は人間が決める。この線引きを最初に持っておくと、安心して使えます。
まとめ
生成AIで議事録を作る流れは、次の通りです。
- 雑なメモや文字起こしをそのまま材料にする
- 出力の型（要点・決定事項・TODO・次回日程）を指定する
- 用語集で固有名詞の精度を上げる
- 配布できる体裁に整える
- 事実確認と機密の扱いは人間が担う
会議中に整ったメモを取る必要がなくなり、後工程をAIに巻き取らせる。これが「雑なメモが成果物になる」仕組みです。
ノセカエの法人向け生成AI研修では、こうした「自分の手元のメモを、その場で成果物に変える」実習を中心に扱っています。プロンプトの型を覚えて終わりではなく、参加者が持ち込んだ実際の業務メモを使うので、研修の翌日から同じやり方を再現できます。進め方や事例をまとめた資料をご用意していますので、関心のある方はあわせてご覧ください。
生成された内容は必ず事実確認してください。機密情報・個人情報の入力可否は社内ルールに従ってください。