研修が終わったあと、生成AIのアカウントは誰が止めるか

執筆：浅香 祐輔（Never Red株式会社）公開日：2026年9月6日　｜　最終更新日：2026年10月13日

研修は終わり、受講者は全員アカウントを持った。ここまではうまくいく会社が多いのですが、問題はそのあとです。生成AI研修のあとにアカウントを管理する人事・情シス・推進担当の方に向けて、研修後に残るアカウントを誰が、どの頻度で止めるかをまとめます。

最初にお伝えしておくと、研修を提供する側は、受講後のアカウント停止までは担当しないことが一般的です。研修の契約は実施日で終わるためで、当社も明示的にお引き受けしていない限り、貴社のアカウントを止める権限は持っていません。止める担当を貴社の中に置いていただかないと、半年後には誰も管理していないアカウントが残ります。

扱う対象は3つに絞ります。退職者のアカウント、異動で使わなくなった席、誰も見ていない利用履歴。研修の前に決めること（会社契約にするのか、個人アカウントのままにするのか）はChatGPT研修の前に決めるアカウントと契約に書きました。本記事はその続き、研修が終わった翌月からの話です。

1｜研修後に手当てが要るのは3つ

「アカウント管理」と言うと範囲が広く見えますが、研修のあとで実際に手当てが要るのは次の3つです。

3つに共通しているのは、「誰の仕事でもない」という理由で放置されやすいことです。難しいから止まっているわけではありません。人事は情シスの仕事だと思い、情シスは現場の判断だと思い、現場は自分に権限がないと思っている。決めるのは担当者の名前ひとつです。

2｜(1)退職者：退職手続のチェックリストに1行足す

いちばん重く、いちばん簡単に片づく項目です。

前提として、個人情報を扱うシステムのアカウント管理は、会社の任意の運用ではありません。個人情報保護法は第23条で安全管理措置を、第24条で従業者の監督を、第25条で委託先の監督を定めています。個人情報保護委員会の「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」は、講ずべき安全管理措置を、基本方針の策定、個人データの取扱いに係る規律の整備、組織的・人的・物理的・技術的の各安全管理措置という枠組みで整理しており、技術的安全管理措置にはアクセス制御と、アクセス者の識別と認証が含まれます。退職した人のアカウントが生きている状態は、このアクセス制御が働いていない状態です。

内部不正の観点では、独立行政法人情報処理推進機構（IPA）の「組織における内部不正防止ガイドライン」（第5版・2022年4月公開）があります。「基本方針」「資産管理」「技術的管理」「職場環境」「事後対策」など10の観点、合計33項目の対策として整理されており、退職者や異動者の権限の管理もその中で扱われています。

チェックリストに足すのは、この3行

1. 「生成AIのアカウントを停止する」を、退職手続のチェックリストに項目として追加する。メール、勤怠、チャットは載っているのに、生成AIが載っていないことがよくあります。研修で新しく配ったものは、既存のリストには自動では載りません。
2. 停止の期日を、最終出社日ではなく退職日に合わせるかを決めておく。有給休暇の消化中もアクセスできる状態が残るため、どちらに合わせるかを明記しておかないと運用がぶれます。
3. 会話履歴をどうするかを、事前に決めておく。停止すれば本人は見られなくなりますが、会社側に残すのか、削除するのかは別の判断です。業務で作った成果物が会話の中にしかない場合、消すと社内から失われます。残す場合は、誰が見られるのかを決めておきます。

この3行がないと、退職者のアカウントは「気づいた人が誰かに言う」でしか止まらず、気づかれないまま残りがちです。

3｜(2)異動：止めるのではなく、権限と履歴を洗い直す

生成AIの法人向けサービスは、利用者ごとの席（シート）単位で課金されるものが多く、使わなくなった席をそのままにすると、使っていない分の利用料を払い続けることになります。ただ、金額の話は分かりやすいぶん、対処もされやすい項目です。

注意が要るのは権限のほうです。異動は退職と違って、アカウントが要らなくなるわけではありません。要るけれども、見てよい範囲が変わります。ここが見落とされがちです。

• 人事部門にいたときの会話履歴に、給与や評価に関する内容が残ったまま、営業部門へ異動する。
• 特定の顧客を担当していたときにアップロードした資料が、担当替えのあとも本人の履歴から参照できる。
• 部門ごとに共有していたプロンプトやカスタム設定の共有先が、異動後も元の部門のまま残る。

いずれも「アカウントを止める」では解決しません。権限と履歴を洗い直す作業です。異動の多い会社では、月次で追いかけると負荷が高いので、四半期に一度の棚卸しに載せるのが現実的です。

棚卸しで突き合わせる2つの名簿

やることは、名簿を2つ並べて差分を見ることです。ひとつは人事が持っている在籍者・所属の名簿。もうひとつは、生成AIサービス側の利用者一覧。この2つを突き合わせて、次の3つに仕分けます。

1. 在籍していないのに席がある　→　停止（第2章の漏れ）
2. 在籍しているが、所属が名簿と違う　→　権限と共有先の見直し
3. 席はあるが、直近3か月の利用が0回　→　本人に確認のうえ、返却するか、使えていない理由を解消するか

3つめは、研修の効果測定にもなります。利用が止まっている人がいるなら、席を返してもらう前に、なぜ止まったのかを聞いてください。「業務のどこで使えばいいか分からない」という理由が挙がります。この止まり方については社員がChatGPTを「検索代わり」で止まる理由と、業務が変わる教え方に書きました。

4｜(3)利用履歴：見ないログは、事故のあとにしか読まれない

法人向けの生成AIサービスの多くは、管理者が利用状況を確認する機能を備えています。ただし、機能があることと、誰かが見ていることは別です。当社の見立てでは、管理画面を月に一度も開かない会社もあります。

見るものは3つに絞ります。全部を毎月見ようとすると続きません。

ルールが抽象的なままだと、履歴を見ても何が違反なのか判断できません。禁止事項を規程の条文にどう書くかはAI利用規程の作り方に、情報漏洩のリスクと対策の全体像は生成AIのセキュリティリスクと対策にまとめています。

5｜棚卸しは、随時・月次・四半期・年次に分ける

頻度を分けないと続きません。研修後の運用として当社がおすすめするのは、次の形です。

所要時間は目安です。大事なのは、「担当」の欄が空いていないことです。当社の見立てでは、運用が止まる原因になりやすいのは、負荷よりも担当の空欄です。

6｜次の研修を発注する前に決めておくこと

これから研修を発注する場合は、次の3つを見積の段階で決めておくと、あとの運用が軽くなります。

1. アカウントの名義を、会社にするか個人にするか。個人名義のまま研修を行うと、会社が停止できません。管理者から止められないアカウントは、棚卸しの対象にも載りません。
2. 研修当日だけ使う一時アカウントと、研修後も使うアカウントを分けるか。分けると、当日の参加者全員に継続利用のアカウントを配らずに済みます。全員に配るのか、部門から選ぶのかは生成AI研修は全員に受けさせるか、選抜にするかで整理しました。
3. 研修終了の翌月に、棚卸しの初回を置く。研修の日程を組む会議で、初回の棚卸し日も一緒に決めてください。

ノセカエがお引き受けする範囲

• 当社は貴社のアカウントを止める立場にありません。研修の受託範囲に含まれないためです。止める担当を社内に置くことを、研修の設計時に決めておくことをおすすめします。
• 研修後の支援は、1か月の質問対応と、範囲を決めたAI顧問の形です。研修終了後1か月は質問にお答えします。何を、いつまで、誰がやるのかを決めないままの支援は、実務では機能しにくいためです。
• 使われていない席を抱えたまま次の研修に進むことは、おすすめしていません。次の研修の前に、棚卸しで利用が止まっている人と理由を確かめるほうが、定着につながります。
• サービスごとの画面操作や料金は、この記事では扱っていません。提供各社の仕様は変わるためです。停止や権限の操作は、その時点の公式ドキュメントをご確認ください。

まとめ

研修後に手当てが要るのは、退職者のアカウント、異動で使わなくなった席、誰も見ていない利用履歴の3つです。退職は手続のチェックリストに1行足し、異動は四半期の棚卸しで権限と履歴を洗い直し、利用履歴は月に一度、1画面だけ見る。研修の日程を決める会議で、止める人の名前と初回の棚卸し日まで決めておくと、運用が止まりにくくなります。

この記事を書いた人

浅香 祐輔（Never Red株式会社 代表取締役）

大手コンサルティングファーム（アクセンチュア／アビーム）出身。DX・業務改革・SAP導入が専門で、50名超のチームでPMを担当。法人向け生成AI研修「ノセカエ」の講師を務める。

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