新入社員研修に生成AIを入れるか｜入れるなら何日目に何を教え、何を教えないか
目次
来年度の新入社員研修に、生成AIを入れるか。入れるなら、研修のどこに置くか。これを検討している人事担当の方に向けて整理します。
最初に確かめたいのは、入れるかどうかではなく「配属先の先輩は、いま使っているか」です。使っていない職場に、使える新人だけを送り込むと、周囲から浮いてしまい、数か月で使わなくなるケースがあります。
以下では、何日目に入れるかと何を教えないかの2点に絞って整理します。研修全体の切り方は企業研修の切り方と何から始めるか、生成AI研修で扱う中身の全体像は生成AI研修とは何をする研修かで扱っています。
新入社員に生成AIを教えるのが難しい理由
既存社員向けと新入社員向けとでは、同じ内容の研修をしても結果が大きく変わります。理由は年齢でもITの得意不得意でもなく、出てきた答えが妥当かどうかを判定する基準をまだ持っていないことです。
入社10年目の営業担当者がAIで提案書のたたき台を作ると、読んだ瞬間に「うちの顧客にこの言い方はしない」と分かります。自分で何十本も書いてきたからです。同じ出力を新入社員が読むと、よくできた文章に見えます。比較する基準を持っていないので、粗が見えないのです。
| 既存社員 | 新入社員 | |
|---|---|---|
| AIの出力の扱い | 自分の仕事の下書きとして使う | 答えとして受け取る |
| 間違いへの反応 | 違和感で気づき、直す | 気づかないまま提出する |
| 教えるべきこと | 使い方と、使いどころの広げ方 | 使ってよい範囲と、自分でやる工程の線引き |
| 研修の効果 | その日から作業時間を削減できる | 効果が出るのは遅い。最初はかえって成長を妨げることがある |
ですから、新入社員研修で必要なのは「使わせない」ことではなく、教える順番を変えることです。学生時代から生成AIを使ってきた新入社員も多く、禁止しても隠れて使うだけになりかねません。会社が決めるべきなのは、使う・使わないではなく、どの工程を自分の手でやらせるかです。
何日目に入れるか｜3つの型
置き場所は、おおむね次の3つです。
| 型 | いつ | そこで教える内容 | 向く会社／注意 |
|---|---|---|---|
| A・初日型 | 入社初日〜1週目 | 入れてはいけない情報の線引きだけ。使い方は教えない | 全社。情報管理の説明の一部として置く。ここでツールの操作を教えると、業務が見えないまま手だけ覚える |
| B・配属前型 | 配属前研修の後半（2〜6週目） | 型が決まっている作業の下書きとしての使い方。自社の実務を題材にした演習 | 集合研修の期間が3週間以上ある会社。短い会社は無理に入れない |
| C・配属後型 | 配属から3か月後のフォロー研修 | 判断を含む使い方。自分の仕事の型ができてから広げる | OJT中心の会社。実務で一度詰まった経験があるほど定着する |
当社がおすすめしているのは、この3つから1つを選ぶのではなく、3回に分けて置く設計です。
- 初日は、規律だけ。顧客名や個人情報を入力しない、無料の外部サービスを勝手に業務で使わない、出てきた内容をそのまま社外に出さない。この3つで足ります。社内ルールの作り方はAI利用規程の作り方、情報漏洩の論点は生成AIのセキュリティリスクと対策で扱っています。
- 配属前研修の後半で、下書きとしての使い方。ここで初めて操作を教えます。題材は自社のメール文面や社内用語の確認など、答え合わせができるものに限ります。
- 配属3か月後に、判断を含む使い方。自分でやってみて時間がかかった作業を持ち寄らせると、その日の演習が全部実務になります。
初日にツールの操作から入らないでほしい理由は、入社初日の新人にとって最も分かりにくいのが「自分の仕事は何か」だからです。仕事が見えていない状態で効率化の道具を先に渡すと、何を効率化しているのか分からないまま手順だけが残ります。
1年目のうちは教えない使い方
「教えない」は禁止ではありません。1年目の後半か2年目に解禁する前提で、いまは外すという意味です。
1年目のうちは外す4つ
- 企画や方針を考えさせる使い方。案を10個出させて選ぶ進め方は、選ぶ基準を持っている人には有効です。基準を持っていない人がやると、最ももっともらしい案が残ります。判断の練習にならないまま、判断したつもりになってしまうのが問題です。
- 議事録の自動要約を、そのまま提出してよいという運用。新人にとって議事録を書く工程は、記録作業ではなく「その会議で何が決まって、何が決まらなかったのかを理解する訓練」です。ここを外すと、会議に出ているのに中身が入らない状態が続きます。要約を使うなら、自分で書いたものと突き合わせる形にします。
- 顧客に出す文章の生成。自社のトーンを知らないので、判定できません。まず既存の送信済みメールを20本読ませるほうが早いです。
- 調べ物の丸投げ。出典を確認する癖がつく前に答えだけ受け取ると、事実確認をしない社会人になります。社内固有のこと（取引条件、承認の順番、過去の経緯）は、そもそもAIは知りません。ここは先輩に聞く領域だと明示して分けます。
最初から教えてよい4つ
- 入れてはいけない情報の線引き。これは初日です。
- 自分が書いた文章の読みやすさの点検。元の文章が自分のものなので、判定できます。新人にとって最も安全で、効果も分かりやすい使い方です。
- 知らない用語の意味の確認。ただし、社内用語と一般用語の区別を先に教えます。「うちで言う◯◯は一般的な意味と違う」を最初に伝えておくと、事故が減ります。
- 形式が決まっている文書の下書き。日程調整のメール、参加依頼、簡単な報告の骨組み。指示の出し方の型はプロンプトの書き方にまとめています。
線引きの基準は1つで足ります。その工程は、本人が上達するために必要か。必要ならAIに任せない。必要でないなら任せてよい。これは新人に限らずベテランにも同じ基準で、違うのは、新人には「必要な工程」が多いという点です。
形式の決まったメールの下書きでも、社外に出るものには日付の誤りや、していない約束が入り込むことがあります。ビジネスマナー研修に「送る前に確かめる」型を1コマ足しておくと、使わせるかどうかの方針とは別に誤送信を減らせます。確かめる箇所と演習の組み方は新人がAIで書いた社外メールを確認させる方法で扱っています。
なお、この線引きは新卒入社を前提にしています。中途入社の方にはそのまま当てはまりません。職種の力量はすでにあり、足りないのは自社固有の情報なので、AIに任せてよい工程が新卒よりかなり広くなります。入社日が1人ずつ異なり集合研修が組めない場合は、オンボーディング研修に生成AIを組み込む方法をご覧ください。
成長を妨げないための工程の分け方
新入社員が伸びるのは、出来の悪い成果物を出し、直され、なぜ直されたかを聞く工程です。ここでAIが最初から70点のものを出してしまうと、直される機会そのものがなくなります。上司から見ても、80点の提出物に対して何を指導すればよいのか分かりにくくなります。
| 作業 | 1年目に渡してよいか | 理由 |
|---|---|---|
| 日報・週報 | 渡さない | その日に何をしたか言語化する訓練。書けないこと自体が指導の材料になる |
| 議事録 | 自分で書いた後の突き合わせのみ | 会議の理解そのものが目的 |
| 社内資料の体裁づくり | 渡してよい | 整える作業に学びが少ない。中身の検討は本人が行う |
| 用語・制度の下調べ | 渡してよい（出典の確認とセットで） | 時間の圧縮になる。ただし社内固有の事情は対象外 |
| 顧客向け提案の骨子 | 渡さない | 判定基準を持っていない。2年目以降 |
| 自分の文章の推敲 | 渡してよい | 元が自分の考えなので、直された理由が分かる |
研修を作るときの3つの決めごと
- 到達点を「使える」ではなく「これは自分で書く、と自分で言える」で書く。到達点が操作の習得だと、テストで測れる一方、現場では何も変わりません。新人研修の到達点は、線引きを自分で説明できることに置きます。
- 演習の題材は、自社の実務から取る。一般的なプロンプト演習は、その場は盛り上がって、翌週には使われません。自社の実物を使うと、配属先でそのまま再現できます。
- 同じ内容を、配属先の先輩にも共有する。ここが抜けると、新人が現場で「研修で習ったので」と使い始めたときに、受け入れ側が判断できません。管理職側の研修の組み方は中小企業の管理職研修の組み方で扱っています。
3つ目は特に重要です。新人研修に生成AIを入れても定着しない原因は、内容の質より受け入れ側が研修の中身を知らないことにある場合が多いと当社は考えています。既存社員が使い始めない構造は生成AIが社内で定着しない理由と教え方で扱っています。
費用と助成金
新入社員向けの訓練は、厚生労働省の人材開発支援助成金の対象になる可能性があります。ただし、コースごとに訓練時間や計画届の提出時期などの要件が定められており、内容によっては対象外となることもあります。日程を組む前に最新の支給要領を確認するか、労働局にご相談ください。制度の全体像は人材開発支援助成金で生成AI研修に使えるコースで扱っています。
実務上の注意を1つ挙げると、助成金の要件に合わせて研修時間を伸ばすと、中身が薄くなりやすくなります。新人研修は最初から日程が詰まっているので、時間を足すより、既存の科目のどれかと入れ替える発想のほうがうまくいきます。
ここまでは入社後の研修の話です。入社前の内定者研修で生成AIを扱う場合は、まだ社員ではない人に会社のアカウントや社内の資料を渡してよいか、という別の論点が先に来ます。こちらは内定者研修で生成AIを扱う前に決めることにまとめています。
ノセカエで新入社員研修をお受けする場合
新入社員向けに組むなら、半日研修（3時間）の枠で、線引きの共有と、自社の実務を題材にした演習を組み合わせる形をおすすめします。そのうえで、次の3点を先に押さえておくことをおすすめします。
- 新入社員研修だけを単独で実施しても、効果は出にくくなります。配属先が使っていない会社では、新人だけが使える状態になり、元に戻ってしまうことがあります。実施するなら、受け入れ側への共有をセットにしてください。
- 半日で「使えるようになる」研修は作れません。半日でできるのは、使ってよい範囲を全員が同じように説明できる状態までだと、当社は考えています。実務で使えるようになるのは、配属後に自分の仕事を題材にしてからです。
- 今年は入れない、という判断もあります。社内ルールがまだない会社では、研修より先に規程を決めてください。（削除。前後の文で足りるため）
まとめ
新入社員研修で決めるべきなのは、何日目に何を教え、何を教えないかです。初日は線引きだけ、操作は配属前研修の後半、判断を含む使い方は配属3か月後。1年目のうちは、企画を考えさせること、議事録の丸投げ、顧客向け文章の生成、調べ物の丸投げの4つを外します。基準は「その工程は、本人が上達するために必要か」です。
注意事項
本記事は一般的な実務の整理であり、特定の研修設計や制度活用の結果を保証するものではありません。人材開発支援助成金は支給要件・対象経費・申請期限が改正されることがあり、支給の可否は審査によって決まります。最新の支給要領と管轄の都道府県労働局でご確認ください。生成AIの業務利用にあたっては、自社の情報管理規程と取引先との秘密保持契約の範囲もご確認ください。
いまの新人研修の日程をうかがいます。
どの日に何を入れて、何を1年目のうちは外すかを、30分の無料相談で確認します。助成金の対象となるかは、提携社労士が無料で診断します。
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